Os cartórios extrajudiciais de todo Brasil têm nova regra para descarte de documentos. Regulado pelo Provimento nº 50, assinado pela corregedora nacional de Justiça, ministra Nancy Andrighi, todos os serviços extrajudiciais deverão adotar a Tabela de Temporalidade de Documentos para efetuar o descarte da documentação.
A medida foi inspirada pelo método já adotado pela Corregedoria Geral da Justiça do Estado do Rio de Janeiro. De acordo com a corregedora Nancy Andrighi, a forma utilizada pelo Tribunal de Justiça do Rio é bem sucedida, com a racionalização de recursos, tempo e esforços.
Além da Tabela de Temporalidade, os cartórios devem seguir a Lei nº 8159/1991, que trata da política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece os critérios para a guarda e eliminação dos documentos.
De acordo com o Provimento, os serviços extrajudiciais deverão, antes do descarte, descaracterizar todos os documentos, de forma que nenhuma informação possa ser recuperada, sobretudo as indicações de identidade pessoal e as assinaturas.
O Provimento foi publicado no dia 29/09, portanto a nova regra já está em vigor e deverá ser cumprida por tabeliães e registradores públicos responsáveis pela conservação de livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas computadorizados nos Cartórios de Notas, Protestos de Letras e Títulos; Registros de Imóveis; Registros Civis de Pessoas Naturais; Registros Civis de Pessoas Jurídicas; e Registros de Títulos e Documentos.
Como é feito o descarte de documentos nos cartórios extrajudiciais do Rio de Janeiro:
A Tabela de Temporalidade é elaborada pela Comissão Permanente de Análise Documental e é disponibilizada no site do TJRJ.
O serviço que pretende descartar documentos deve encaminhar o pedido de autorização observando a referida tabela. Após o processamento e análise do pedido, o processo de autorização para o descarte é realizado pela Corregedoria Geral da Justiça, através da Diretoria Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais (DGFEX). Atualmente, o processamento ocorre de forma eletrônica, respeitando o Ato Executivo n° 5296/2009 do TJRJ, e tramita junto à Divisão de Fiscalização Extrajudicial (DIFEX) – unidade integrante da Diretoria Geral de Fiscalização e Apoio às Serventias Extrajudiciais.
Fonte: http://www.tjrj.jus.br/
16 de dezembro
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